Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales:
Central de Juventudes | Web
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Entidad establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, entidad sin ánimo de lucro, identificada con NIT 860.006.881-1, se dedica a la promoción, coordinación, financiación, orientación y dirección de actividades, medios de comunicación social, acciones ambientales, obras o instituciones inspiradas en los principios del cristianismo y que tengan como fin instruir, educar, formar y servir a la niñez o a la juventud.
• DIRECCIÓN FÍSICA: Av. Cra. 68 No. 49 A 95 – Bogotá D.C:
• CORREO ELECTRÓNICO: director@juventudes.com.co
• PÁGINA WEB: www.centraldejuventudes.com
• TELÉFONO: 031 221 68 47 – 317 7573789
2.OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ como responsable del tratamiento de datos personales.
4. DEFINICIONES
• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza depúblicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
6.DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. DEBERES DE CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
9.1 Tratamiento de datos personales de Trabajadores:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la entidad como de reserva, y
solo serán revelados por la Fundación con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la Fundación serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Fundación.
c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la entidad como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
e) Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Entidad y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
f) Contactar a familiares en casos de emergencia.
g) Dar gestión y control a la nómina
h) Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
i) Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
j) Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores
k) Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
l) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Entidad.
m) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
n) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
o) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Entidad.
p) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Entidad mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
q) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
r) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.
s) Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
t) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
u) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
v) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por estudiantes, padres de familia, terceros o los mismos colaboradores.
w) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre el CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ y el empleado.
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por el CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, el CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a (20) veinte años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.2 Tratamiento de datos personales Participantes:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, podrá recolectar de manera directa, los datos personales de las personas que participen en las experiencias ofrecidas por la central, dentro de dicha información cuenta con datos de naturaleza sensible, lo anterior, considerando la calidad de dichas personas, los cuales en su mayoría son menores de edad.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de las comunidades beneficiarias de los proyectos de la CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, serán:
a) Con el fin de mantener el récord de todos los participantes en las experiencias formativas de CEDEJ año tras año.
b) Con el fin de registrar la participación, desempeño, avance y seguimiento del proceso formativo de cada uno de los titulares en las experiencias que brinda la Fundación.
c) Con el fin de presentar e invitar a las diferentes actividades, experiencias y servicios que ofrece la Fundación.
d) Con el fin de aplicar encuestas sobre temas relacionados con la juventud, la formación humana y la formación cristiana.
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ podrá recopilar directamente imágenes, fotografías, videos y demás datos personales biométricos, los cuales son catalogados por la Ley como sensibles, los cuales serán usados por parte de la Entidad para conservar trazabilidad de la ejecución de las experiencias y publicar a través de página web o redes sociales el cumplimiento del objeto social de la Fundación. En todo caso la Entidad informa que el otorgamiento de la autorización para el tratamiento de este tipo de datos es de carácter facultativo.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación de los titulares participantes con la Entidad y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.3 Tratamiento de datos personales Voluntarios:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, podrá recolectar de manera directa, los datos personales de las personas que se desempeñen como voluntarios en las experiencias ofrecidas por la central, dentro de dicha información cuenta con datos de naturaleza sensible, lo anterior, considerando la calidad de dichas personas, los cuales en algunos casos pueden ser menores de edad.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de las comunidades beneficiarias de los proyectos de la CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, serán:
a) Con el fin de mantener el récord de todos los participantes en las experiencias formativas de CEDEJ año tras año.
b) Con el fin de registrar la participación, desempeño, avance y seguimiento del proceso formativo de cada uno de los titulares en las experiencias que brinda la Fundación.
c) Con el fin de presentar e invitar a las diferentes actividades, experiencias y servicios que ofrece la Fundación.
d) Con el fin de aplicar encuestas sobre temas relacionados con la juventud, la formación humana y la formación cristiana.
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ podrá recopilar directamente imágenes, fotografías, videos y demás datos personales biométricos, los cuales son catalogados por la Ley como sensibles, los cuales serán usados por parte de la Entidad para conservar trazabilidad de la ejecución de las experiencias y publicar a través de página web o redes sociales el cumplimiento del objeto social de la Fundación. En todo caso la Entidad informa que el otorgamiento de la autorización para el tratamiento de este tipo de datos es de carácter facultativo.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período voluntario superior al tiempo que dure la relación de los titulares con la Entidad y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.4 Tratamiento de datos personales de donantes:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ recolecta los datos personales de los aliados y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Entidad como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aliados de la CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ serán:
a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los aliados.
b) Gestión y control de seguimiento en la ejecución de las etapas precontractual, contractual y post contractual.
c) Elaboración de contratos o convenios de cooperación, otrosí y anexos.
d) Elaborar informes de seguimiento respecto de las personas que ejecutan los proyectos.
e) Proceso de vinculación y creación del donante de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Entidad.
f) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
g) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el aliado y la Entidad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.5 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la Entidad como de reserva. En el caso de datos privados, la Entidad solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores o contratistas de CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, serán:
a) Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.
b) Realizar seguimiento y control a los proyectos que el proveedor esté ejecutando en las comunidades beneficiarias.
c) Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de información de la Entidad.
d) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
e) Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
f) Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.
g) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
h) Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
i) Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
j) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
k) Consultas, auditorías y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
l) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
m) Envío de invitaciones a eventos programados por la Entidad o sus vinculadas.
n) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, devolverá o eliminará tal información, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor o contratista con la Entidad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.6 Tratamiento de datos personales de visitantes en el Control de Ingreso:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Entidad como de reserva, y solo será revelada por la Entidad con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, serán:
a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la Entidad a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
b) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
c) Cumplir con los requerimientos estipulados dentro de los protocolos de bioseguridad implementados por la Entidad.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.7 Tratamiento de datos personales de Páginas Web:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ a través de su sitio web, publica imágenes, fotografías y videos en donde aparecen personas pertenecientes a las comunidades beneficiarias, así como los voluntarios, contratistas o aliados. Dichos datos personales de naturaleza sensible son recolectados dentro de la ejecución de los Proyectos que adelanta, en todo caso la Entidad recolecta la respectiva autorización para el uso de datos personales e informa que el otorgamiento de la autorización para el tratamiento de este tipo de datos es de carácter facultativo.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales que son publicados a través de la página web serán:
a) Dar a conocer los proyectos y donaciones que se encuentra adelantando.
b) Transmitir la misión y visión de la Fundación y su promesa de valor en servicio de la comunidad.
c) Compartir de manera pública las experiencias compartidas con las comunidades beneficiarias.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o consumidor a través de la autorización para usar sus datos personales, y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.8 Tratamiento de datos personales de los miembros de la Junta Directiva:
La CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, recolecta los datos personales de los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Entidad como de reserva, y solo será revelada por la Entidad con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los miembros de la Junta Directiva de la CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, serán:
a) Seguimiento y control de las funciones que los miembros de la Junta Directiva deben cumplir de acuerdo a los Estatutos o el Reglamento de la Junta Directiva de la Fundación.
b) Gestionar de acuerdo a lo establecido en la Ley, las Actas de conformación de los comités permanentes o especiales.
c) Verificar la composición y número de integrantes elegidos por la Asamblea general de acuerdo a lo establecido por el Reglamento de la Junta Directiva.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que el titular sea miembro activo de la Junta Directiva y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo o conservación de la información.
10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la entidad decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
De otro lado, cuando la entidad decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantise la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ realiza tratamiento de datos personales de menores de edad, lo anterior en virtud de su objeto social, para ello, la entidad mantiene especial cuidado frente a las medidas que se hagan necesarias para resguardar y garantizará en todo tiempo, el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
Así mismo el código de la Infancia y la Adolescencia, en sus artículos 3. ° y 8. °, consagra lo siguiente:
“(…) se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años (…). Se entiende por interés superior del niño, niña y adolescente, el imperativo que obliga a todas las personas a garantizar la satisfacción integral y simultánea de todos sus Derechos Humanos, que son universales, prevalentes e interdependientes. (Código de la infancia y la Adolescencia, 2006)”.
Frente a la Protección de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 establece:
“El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales (…). (Decreto 1377, 2013)”.
En todo caso, CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ cumple con cada uno de los parámetros y requisitos indicados con anterioridad y solicita autorización para el debido tratamiento de los datos personales al padre de familia o Responsable Legal del menor de edad, el cual podrá otorgar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Para asegurar el respeto de los derechos prevalentes de los menores de edad, CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ provee información y capacita a los Representantes Legales, tutores y profesores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales.
Así mismo CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ provee de conocimientos acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
12. PROCEDIMIENTO O PROTOCOLO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la Entidad, es decir el área administrativa. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: centralde@juventudes.com.co , o a través de comunicación escrita radicada en la Av. Cra. 68 No. 49 A 95 Bogotá D.C.
12.1 Consultas:
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, y la Entidad se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la Entidad será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
1.El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, con la identificación del Titular, ladescripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, yacompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ., reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la Entidad dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
2. Una vez recibido el reclamo completo, la Entidad incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Entidad conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Entidad informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherent con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
a) Estar dirigida a CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ.
b) Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
c) Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
d) El objeto de la petición.
e) Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
12.3 Requisito de procedibilidad:
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la Entidad.
12.4 Petición de actualización y/o rectificación:
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la Entidad, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
14. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ, se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la Entidad el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la Entidad tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
15. VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 14 de octubre de 2020.
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En cumplimiento del Régimen General de Habeas Data, regulado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios; la institución identificada con NIT. 860.006.881-1 y dirección electrónica www.centraldejuventudes.com, como institución que almacena y recolecta datos de carácter personal, y en calidad de RESPONSABLE, debe informarle lo siguiente:
Los datos personales solicitados durante la navegación en la página web de CENTRAL DE JUVENTUDES CEDEJ serán tratados de acuerdo a las finalidades relacionadas con el objeto social de la institución y en especial para responder a las inquietudes allegadas a través de este canal; y remitir información que se considere de interés a través de boletines electrónicos. Los datos personales y de contacto solicitados serán conservados en una base de datos de la institución mientras se conserve una relación de tipo contractual o legal con el titular de la información, y en todo caso por un periodo de tiempo prudencial una vez finalizada tal relación con el titular, con el único fin de cumplir con la obligación legal de conservación de archivo, atender solicitudes de autoridades y/o fines estadísticos.
Como titular de la información, tiene los derechos a conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales; solicitar la revocación de la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento realizado no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
En caso de querer presentar Consultas, Quejas o Reclamos puede realizar la solicitud al siguiente correo electrónico: centralde@juventudes.com.co o de forma presencial en la siguiente dirección: Carrera 68 # 49A – 95 de la ciudad de Bogotá.
